業務の効率化と仕組み化で価値を生み出す――ワークウェルが目指す“健康的に働ける環境”とは

ワークウェル株式会社　代表取締役　吉村尚人氏

バックオフィス業務の代行を軸に、業務効率化や自動化の提案までを手がけるワークウェル株式会社。単なる作業代行にとどまらず、仕組みそのものを整えることで、企業が本来注力すべき業務に集中できる環境づくりを支援しています。本記事では、代表取締役の吉村尚人氏に、事業の特徴や経営に対する考え方、今後の展望について伺いました。

業務代行にとどまらない「仕組み化」へのこだわり

――現在の事業内容について教えてください。

現在は、バックオフィス業務の代行を中心に、企業や個人事業主の業務支援を行っています。事務作業やデータ整理、顧客対応、予約管理、各種ツールの運用補助など、日々の業務を支える部分を幅広く対応しています。

単に手が足りない業務を代行するだけではなく、業務の流れを整理し、効率よく進められる形に整えることも大切にしています。業界や業種を大きく限定せず、それぞれの事業者が本来注力すべき業務に集中できるよう、実務面から支援しています。

――御社の強みや特徴はどのような点にありますか。

単純に作業を代行するだけではなく、業務の効率化や自動化まで提案できる点が強みです。エンジニア出身ということもあり、業務の流れを整理したり、AIやITツールを活用して作業を効率化したりする視点を持っていることは大きな特徴だと考えています。
人が手作業で対応している業務の中にも、仕組みを整えることでミスを減らせるものや、作業時間を短縮できるものは多くあります。

一方で、すべてを自動化すればよいとは考えていません。
バックオフィス業務では正確性が重要になるため、必要な部分では人の目による確認も行いながら、スピードと品質の両立を目指しています。

ITによる効率化と、人による丁寧な確認を組み合わせられる点が、当社の特徴です。

――会社名に込めた想いについて教えてください。

社名の「ワークウェル」には、仕事と健康、その両方を大切にしたいという想いを込めています。
バックオフィス業務を代行することで、経営者が雑務から離れ、本当に重要な業務に集中できる環境をつくりたいと考えています。
働く人が無理なく、本業に向き合える状態を支援したいという想いから立ち上げました。

個人事業から法人化へ――信頼と拡大を見据えた決断

――起業のきっかけについて教えてください。

もともとは個人事業主として活動していました。個人のままでも事業は成り立っていましたが、今後の事業拡大を見据えた際に、法人化した方が信頼性が高まると考え、株式会社としてスタートしました。

――経営する上で大切にしている考え方は何でしょうか。

大切にしているのは、人の頑張りだけに頼らず、仕組みで安定して回る状態をつくることです。

人の力や丁寧な対応はもちろん大切ですが、毎回その人の経験や感覚だけに頼っていると、担当者によって品質に差が出たり、忙しい時にミスが起きやすくなったりします。

だからこそ、業務の流れを整理し、マニュアル化や自動化を進めることで、誰が対応しても一定の品質を保てる状態を目指しています。

また、仕組み化は効率化のためだけではなく、人の負担を減らすためのものだと考えています。経営者やスタッフが細かな作業に追われ続けるのではなく、本来力を発揮すべき業務に集中できる状態をつくることが重要です。

ワークウェルとしても、単に業務を代行するだけでなく、再現性のある形に整え、仕事の質を保ちながら無理なく続けられる体制づくりを大切にしています。

――影響を受けた経験や出来事について教えてください。

エンジニアとして働いていた頃の経験と、個人事業主として事業をしてきた経験が大きいです。

エンジニア時代には、現場の中で「もっと効率化できるはずなのに、人の頑張りで何とかしている業務」や「特定の人にしか分からない属人的な業務」を見ることがありました。その中で、業務の流れを整理し、仕組みを整えるだけで、ミスを減らしたり、作業時間を短縮したりできると感じるようになりました。

また、個人事業主として活動する中で、自分自身も事務作業や顧客対応、請求まわりなど、事業に必要な細かな業務に追われる大変さを経験しました。
クライアントを支援する中でも、経営者や担当者の方が本来注力すべき業務に集中できていない場面を多く見てきました。

そうした経験から、単に作業を代行するだけではなく、業務が無理なく回る仕組みをつくることに価値があると考えるようになりました。
仕事の質を保ちながら、家族や健康も大切にできる状態をつくることが、現在の事業の土台になっています。

仕組みで支える組織運営と人材への考え方

――組織運営において大切にしていることを教えてください。

現在は約10名の業務委託メンバーとともに事業を進めています。組織運営で重視しているのは、属人化を防ぎ、安定して品質を出せる体制をつくることです。

バックオフィス業務は、一つひとつの作業自体は小さく見えても、確認漏れや認識違いがあるとクライアントの業務に影響します。そのため、作業手順だけでなく、確認すべきポイントや判断基準、報告の仕方までできるだけ明確にするようにしています。

また、ミスが起きた場合も、個人の注意力だけに頼るのではなく、仕組みとして改善できる部分がないかを見直します。マニュアル、チェック体制、情報共有の方法などを整えることで、同じ問題が繰り返されにくい状態をつくることが重要だと考えています。

メンバーが迷わず動ける環境を整えることが、結果としてクライアントへの提供品質の安定につながります。業務委託メンバーと連携しながら、無理なく継続できる組織運営を目指しています。

――どのような人材と一緒に働きたいと考えていますか。

一緒に働くうえで大切にしているのは、レスポンスの早さと、丁寧に確認しながら業務を進められることです。

バックオフィス業務では、一つひとつの作業を正確に進めることはもちろん、分からないことや判断に迷うことがあった際に、自己判断で進めず、適切に確認・相談できることが重要だと考えています。小さな認識違いが後々のミスにつながることもあるため、報告や共有をきちんとできる方とは安心して仕事を進めやすいです。

また、基本的なパソコンスキルやExcelなどの操作に慣れていることも大切ですが、それ以上に、決められた手順やルールに沿って、安定して業務を進められる姿勢を重視しています。特別なスキルだけでなく、誠実に確認しながらコツコツ進められる方と一緒に、品質の高い業務体制をつくっていきたいと考えています。

高付加価値サービスへの挑戦と今後の展望

――今後取り組んでいきたいことについて教えてください。

今後は、バックオフィス業務の代行で培ってきた業務整理や仕組み化のノウハウを活かし、より事業成長に直結する支援にも取り組んでいきたいと考えています。

現在は、事務作業や秘書業務など、日々の業務を支える支援が中心ですが、今後は集客から販売までの導線づくりにも力を入れていきたいです。具体的には、広告、LP、LINE公式アカウントなどを組み合わせ、問い合わせや予約、販売につながる流れを仕組みとして整えるサービスを構想しています。

営業が得意でない方や、日々の業務に追われて営業活動に十分な時間を割けない事業者でも、必要な情報が見込み客に届き、自然に問い合わせや申し込みにつながる状態をつくることが理想です。

単に作業を代行するだけでなく、事業者が無理なく売上をつくれる仕組みを支える存在になっていきたいと考えています。

――その実現に向けた課題と取り組みについて教えてください。

今後の課題は、より専門性の高い領域に対応できる体制づくりです。広告運用、LP制作、LINE公式アカウントの設計などは、それぞれ専門的な知識や経験が必要になるため、社内外のパートナーと連携しながら体制を整えていきたいと考えています。

一方で、専門性の高い業務であっても、毎回ゼロから対応していては安定した品質を保つことが難しくなります。そのため、サービス内容や進め方をできるだけ標準化し、テンプレートやチェックリスト、運用フローを整えていくことも重要だと考えています。

ワークウェルとしては、属人的なスキルに頼りきるのではなく、専門人材の力を活かしながらも、再現性のある形で提供できる体制をつくっていきたいです。バックオフィス支援で培ってきた仕組み化の考え方を、集客や販売の支援にも応用していきたいと考えています。

仕事と生活のバランスを支える仕組みづくり

――休日のリフレッシュ方法について教えてください。

休日は、ジムに通うなどして体を動かすことが多いです。仕事を長く続けていくためにも、日頃から健康を整えることは大切にしています。

また、家族との時間も大切にしています。ワークウェルという社名にも込めているように、仕事だけに偏るのではなく、健康や家族との時間も大切にしながら働ける状態をつくりたいと考えています。

日々の業務を仕組み化し、無理に長時間働き続けなくても回る体制を整えることは、自分自身にとっても、クライアントに安定した価値を提供するうえでも大切だと感じています。